AVP Energies Services, notre entreprise située aux Ponts-de-Cé (Angers) et spécialisée en maintenance, dépannage et mise en service en CVC (Climatisation Ventilation Chauffage) recherche son ou sa nouvelle Assistant.e Adminitratif.ve : (H/F).
Sous la responsabilité du dirigeant, vous recevez les appels clients et traitez les demandes afin d’apporter les premiers éléments de réponse et d’orienter vers le bon interlocuteur.
Vous assurez l’organisation des plannings des techniciens de maintenances et des visites de chantier en utilisant les outils collaboratifs en place dans l’entreprise.
Vous êtes organisé, savez gérer les priorités et vous adapter en fonction de la situation.
Vous savez travailler en équipe et avez une aisance pour communiquer avec des clients / collaborateurs.
Descriptif du poste
Missions
Sous la responsabilité du/des Dirigeant(s) il/ elle doit :
- Recevoir les appels clients et différentes relations de l’entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur.
- Assurer l’organisation des plannings des techniciens de maintenance et des visites de chantier en utilisant les outils collaboratifs (planning partagé, …) mis en place dans l’entreprise.
- Rédiger en autonomie tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (mail, courrier, présentation, formulaire, …)
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d’une activité selon les procédures internes.
- Saisir numériquement sur notre logiciel : devis et propositions d’intervention
- Maîtriser les logiciels de gestion et de bureautique (traitement de texte, tableur, outlook…)
- Rédiger la facturation définitive des clients en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l’exécution du chantier
Compétences & connaissances nécessaires
- Organiser de façon efficace son temps de travail dans les délais
- Ré-agencer ses priorités en fonction des informations reçues (mails, téléphone, oral)
- Identifier les rôles et fonctions de chacun dans l’équipe
- Solliciter la bonne personne en fonction des besoins
- Adapter son discours et son mode de communication selon les destinataires (clients, partenaires, équipe, …)
- Exprimer ses incompréhensions
- Informer et renseigner des clients/partenaires/Fournisseurs sur l’opération en cours
- Avoir le sens de l’organisation
- Avoir un bon esprit d’équipe
- Avoir une écoute active
- Faire preuve de réactivité
- Une expérience sur un même type de poste serait appréciée
expériences professionnelles
Une expérience sur un même type de poste serait appréciée
Poste d'Assistant.e Adminitratif.ve pour AVP Energies Services
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